Connect with us

Hi, what are you looking for?

Biznes

Jak oszacować cenę za usługę niszczenia dokumentów?

Coraz więcej firm decyduje się na niszczenie dokumentów przy pomocy firm outsourcingowych. Jest to duże ułatwienie i na pewno dużo bezpieczniejsza alternatywa dla wyrzucania niepotrzebnych dokumentów do kosza na śmieci lub do niszczarki. Najlepsi profesjonalni „niszczyciele dokumentów” na rynku oferują w pełni bezpieczną i przydatną usługę niszczenia dokumentów oraz odbierają materiały z siedziby klienta. Jak można oszacować koszty takiej usługi? Należy wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników.

Jak dużo dokumentów przeznaczymy do zniszczenia?

Próbując wstępnie oszacować koszty usługi niszczenia dokumentów powinniśmy najpierw ocenić, jak dużo dokumentów chcemy zniszczyć. Koszt usługi zależy od liczby kontenerów, jakie zapełnią nasze dokumenty – jeden taki kontener ma pojemność około 240 litrów. Ważna wskazówka – warto przed wrzuceniem dokumentów do kontenera pozbyć się wszelkich opakowań zbiorczych, takich, jak koszulki foliowe, teczki i segregatory. Tego typu pojemniki same w sobie rzadko zawierają jakieś dane, zatem my możemy użyć ich ponownie (wystarczy na przykład nakleić nową naklejkę z tytułem), a dzięki temu zmieścimy do kontenera dwa razy więcej luźnych kartek. Mimo, że maszyny niszczące poradzą sobie z każdym materiałem – po co marnować segregator w dobrym stanie?

Co więcej, dokumenty posegregowane zgodnie z rodzajem materiału – tj. papier, tektura, plastik (folia) wyceniane są taniej, niż zmieszane. Wynika to z faktu, że w wyniku wymogów ochrony środowiska i recyklingu, dokumenty niszczone są osobno dla każdego rodzaju materiału. Zatem konieczna jest ich wcześniejsza segregacja, którą wykonają pracownicy niszczarni.

Jak często będziemy niszczyć dokumenty?

Warto się także zastanowić, czy profesjonalna usługa niszczenia dokumentów będzie dla nas jednorazowym wydatkiem, czy jednak wolelibyśmy robić to cyklicznie. Jest to kolejny sposób na ograniczenie kosztów, ponieważ – jeśli nie trzeba wywozić dużych kontenerów co miesiąc – można zamiast tego skorzystać ze specjalnych szafek na dokumenty. Jest to nie tylko oszczędność, ale i spora wygoda dla pracowników, którzy zamiast stać godzinami przy niszczarce biurowej, gromadzić dokumenty w szafkach, na biurkach czy w koszu na śmieci – po prostu będą wrzucać to, co niepotrzebne do bezpiecznej, zamykanej szafki.

Szafka jest cyklicznie opróżniana przez firmę specjalizującą się w niszczeniu dokumentów, a my mamy spokój oraz poczucie bezpieczeństwa jakie daje pewność, że nikt niepożądany nie uzyska dostępu do zdezaktualizowanych lub niepotrzebnych materiałów.

W jakiej formie gromadzimy dokumentację?

Chodzi tu głównie o rozeznanie, czy większość dokumentów firmy zapisywana jest na kartkach papieru, czy wchodzą też w grę dyski twarde komputerów, laptopów i telefonów komórkowych, przenośne nośniki pamięci, karty pamięci, dyski CD i DVD. Tu oczywiście także cena usługi zależy od ilości nośników. Nośniki cyfrowe warto niszczyć w całości za pomocą specjalnych, certyfikowanych niszczarek, ponieważ zwykłe usuwanie plików czy też nadpisywanie ich na dysku nie będzie stanowiło wyzwania dla potencjalnego hakera, który chciałby je odzyskać. Fizyczne niszczenie dysków da najbardziej skuteczny i terminalny efekt. Warto o tym wspomnieć, ponieważ nie wystarczy też przeniesienie wszystkich niepotrzebnych plików na jeden dysk – dane wciąż mogą zostać odzyskane, a to może narazić nas na niebezpieczeństwo, takie jak  np. incydent RODO.

Dużo czyli taniej

Warto pamiętać, że jednorazowe zlecenie zniszczenia większej ilości dokumentów jest tańsze, niż zlecenia mniejsze. Dotyczy to kompleksowych usług związanych z niszczeniem dokumentacji – tj. odebrania dokumentów z siedziby klienta, przewiezienie ich bezpiecznym transportem do niszczarni i przeprowadzenie profesjonalnego procesu niszczenia w certyfikowanych niszczarkach.

Decydując się na taką usługę warto zapytać wybraną firmę, ile pojemników na materiały jednorazowo przewozi samochód do niszczarni i tak zorganizować proces przekazania, aby ilość dokumentów pokrywała się z objętością wszystkich kontenerów.

Podsumowując

Warto zwrócić się o pomoc z wyceną do profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją dokumentów. Cena zawsze zależy od ilości dokumentów, natomiast pracownicy mogą udzielić cennej porady dostosowanej do potrzeb naszej firmy. Jak wiadomo – każda firma ma inne potrzeby i inaczej będzie wyglądało jej zapotrzebowanie na usługę niszczenia dokumentów.

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów

Najnowsze

Technologie

Opisy patentowe stanowią fundament ochrony prawnej dla wynalazków. Ich zadaniem jest nie tylko precyzyjne określenie przedmiotu ochrony, ale także umożliwienie zrozumienia i odtworzenia wynalazku...

Zdrowie i uroda

Anatomia stopy jest kluczowa dla zrozumienia, jak działają wkładki ortopedyczne. Stopa składa się z 26 kości, ponad 30 stawów i wielu mięśni, ścięgien oraz...

Dom i ogród

Wybór odpowiednich tekstyliów domowych jest kluczowy dla komfortu i estetyki każdego wnętrza. Na jakość życia wpływają nie tylko meble czy kolor ścian, ale również...

Technologie

Konserwacja wind i schodów ruchomych jest niezbędna do zapewnienia ich bezpiecznego i efektywnego funkcjonowania. Pierwszym krokiem w utrzymaniu tych systemów jest zrozumienie ich struktury...

Life Style

Technika spławikowa jest jedną z najpopularniejszych metod wędkowania, ceniona zarówno przez amatorów, jak i profesjonalnych wędkarzy. Polega na wykorzystaniu spławika jako wskaźnika brań, który...

Technologie

Automatyzacja pakowania to proces, w którym tradycyjne, ręczne metody pakowania są zastępowane przez zaawansowane technologicznie maszyny i systemy. W odpowiedzi na rosnące wymagania rynkowe...

Advertisement

Może Cię zainteresować

Dom i ogród

Rzeczoznawca budowlany jest ekspertem w dziedzinie budownictwa, który pełni samodzielną funkcję techniczną. Głównym zadaniem rzeczoznawcy budowlanego jest przygotowywanie miarodajnych i obiektywnych ekspertyz budowlanych oraz...

Biznes

Otwierasz zakład przemysłowy? A może dokonujesz zmiany w już funkcjonującej instalacji emitującej gazy i pyły? Sprawdź, czy potrzebujesz specjalnego pozwolenia. Oto najważniejsze informacje na...

Technologie

Głowice numerujące marki Borries to synonim najwyższej jakości obróbki oraz niezawodności. Wykonane z najlepszej jakości materiałów produkty sprawdzają się podczas prac przemysłowych i warsztatowych....

Dom i ogród

Klimatyzacja w domu lub mieszkaniu może mieć nie tylko wymiar funkcjonalny, ale także estetyczny. Szukając jednostek wewnętrznych do obsługi wybranych pomieszczeń warto wybierać te,...