Coraz więcej firm decyduje się na niszczenie dokumentów przy pomocy firm outsourcingowych. Jest to duże ułatwienie i na pewno dużo bezpieczniejsza alternatywa dla wyrzucania niepotrzebnych dokumentów do kosza na śmieci lub do niszczarki. Najlepsi profesjonalni „niszczyciele dokumentów” na rynku oferują w pełni bezpieczną i przydatną usługę niszczenia dokumentów oraz odbierają materiały z siedziby klienta. Jak można oszacować koszty takiej usługi? Należy wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników.
Jak dużo dokumentów przeznaczymy do zniszczenia?
Próbując wstępnie oszacować koszty usługi niszczenia dokumentów powinniśmy najpierw ocenić, jak dużo dokumentów chcemy zniszczyć. Koszt usługi zależy od liczby kontenerów, jakie zapełnią nasze dokumenty – jeden taki kontener ma pojemność około 240 litrów. Ważna wskazówka – warto przed wrzuceniem dokumentów do kontenera pozbyć się wszelkich opakowań zbiorczych, takich, jak koszulki foliowe, teczki i segregatory. Tego typu pojemniki same w sobie rzadko zawierają jakieś dane, zatem my możemy użyć ich ponownie (wystarczy na przykład nakleić nową naklejkę z tytułem), a dzięki temu zmieścimy do kontenera dwa razy więcej luźnych kartek. Mimo, że maszyny niszczące poradzą sobie z każdym materiałem – po co marnować segregator w dobrym stanie?
Co więcej, dokumenty posegregowane zgodnie z rodzajem materiału – tj. papier, tektura, plastik (folia) wyceniane są taniej, niż zmieszane. Wynika to z faktu, że w wyniku wymogów ochrony środowiska i recyklingu, dokumenty niszczone są osobno dla każdego rodzaju materiału. Zatem konieczna jest ich wcześniejsza segregacja, którą wykonają pracownicy niszczarni.
Jak często będziemy niszczyć dokumenty?
Warto się także zastanowić, czy profesjonalna usługa niszczenia dokumentów będzie dla nas jednorazowym wydatkiem, czy jednak wolelibyśmy robić to cyklicznie. Jest to kolejny sposób na ograniczenie kosztów, ponieważ – jeśli nie trzeba wywozić dużych kontenerów co miesiąc – można zamiast tego skorzystać ze specjalnych szafek na dokumenty. Jest to nie tylko oszczędność, ale i spora wygoda dla pracowników, którzy zamiast stać godzinami przy niszczarce biurowej, gromadzić dokumenty w szafkach, na biurkach czy w koszu na śmieci – po prostu będą wrzucać to, co niepotrzebne do bezpiecznej, zamykanej szafki.
Szafka jest cyklicznie opróżniana przez firmę specjalizującą się w niszczeniu dokumentów, a my mamy spokój oraz poczucie bezpieczeństwa jakie daje pewność, że nikt niepożądany nie uzyska dostępu do zdezaktualizowanych lub niepotrzebnych materiałów.
W jakiej formie gromadzimy dokumentację?
Chodzi tu głównie o rozeznanie, czy większość dokumentów firmy zapisywana jest na kartkach papieru, czy wchodzą też w grę dyski twarde komputerów, laptopów i telefonów komórkowych, przenośne nośniki pamięci, karty pamięci, dyski CD i DVD. Tu oczywiście także cena usługi zależy od ilości nośników. Nośniki cyfrowe warto niszczyć w całości za pomocą specjalnych, certyfikowanych niszczarek, ponieważ zwykłe usuwanie plików czy też nadpisywanie ich na dysku nie będzie stanowiło wyzwania dla potencjalnego hakera, który chciałby je odzyskać. Fizyczne niszczenie dysków da najbardziej skuteczny i terminalny efekt. Warto o tym wspomnieć, ponieważ nie wystarczy też przeniesienie wszystkich niepotrzebnych plików na jeden dysk – dane wciąż mogą zostać odzyskane, a to może narazić nas na niebezpieczeństwo, takie jak np. incydent RODO.
Dużo czyli taniej
Warto pamiętać, że jednorazowe zlecenie zniszczenia większej ilości dokumentów jest tańsze, niż zlecenia mniejsze. Dotyczy to kompleksowych usług związanych z niszczeniem dokumentacji – tj. odebrania dokumentów z siedziby klienta, przewiezienie ich bezpiecznym transportem do niszczarni i przeprowadzenie profesjonalnego procesu niszczenia w certyfikowanych niszczarkach.
Decydując się na taką usługę warto zapytać wybraną firmę, ile pojemników na materiały jednorazowo przewozi samochód do niszczarni i tak zorganizować proces przekazania, aby ilość dokumentów pokrywała się z objętością wszystkich kontenerów.
Podsumowując
Warto zwrócić się o pomoc z wyceną do profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją dokumentów. Cena zawsze zależy od ilości dokumentów, natomiast pracownicy mogą udzielić cennej porady dostosowanej do potrzeb naszej firmy. Jak wiadomo – każda firma ma inne potrzeby i inaczej będzie wyglądało jej zapotrzebowanie na usługę niszczenia dokumentów.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów
